ポケットサポートでは、支援拠点を利用する子どもや保護者の方の連絡先、学習内容、支援内容など様々な情報を紙で記録を行い、長期的にはパソコンに入力したデジタルデータで保管を行っています。また、紙資料は日々の活動の中で積みあがっていき、１ヵ月ぐらいで段ボール１箱分ほどにもなります。年度末には大量の書類を処分することもあります。
今回は、ポケットサポートが行っているシュレッダーでの処分以外の方法をご紹介します。
どんな書類を処分するときに気をつけないといけないのか
ポケットサポートでは子どもたちと一緒に学習したプリントや、活動日誌なども個人情報が記載されている可能性がある文書であると考えています。メモ程度に名前や電話番号をメモしていた場合も、その情報が外部に流出した場合にどのように悪用されるか想像するだけでも怖いですよね。
書類のままゴミ袋に入れて捨てることはせず、処分すると決めた数枚程度の書類はシュレッダーを利用して粉砕しています。シュレッダーにもお手軽に利用できるものもありますが、より細かく粉砕できる「マイクロカット」方式を利用することで、ゴミ袋で捨てる際にも安心です。
機密書類のリサイクルサービスを利用しよう
イベントが終わった後や、年末年始の大掃除、年度替わりなどのタイミングでデスクを片付けたり、保存期限が過ぎた書類を処分したり、スキャンしてデジタル化が終わった資料を処分するなど、大量に個人情報が記載されている可能性がある書類を処分することがありますよね。
このような書類をシュレッダーにかけて、ゴミ袋がいっぱいになったら交換して、さらにはごみ収集場所まで運ぶのは本当に大変です。想像しただけで疲れてしまいます。
ポケットサポートでは段ボールにファイルのまま詰めるだけで処分してくる機密書類処理を専門に行っている明和製紙原料株式会社さんが行っている「リバースプラザ」をいつも利用しています。
なんといってもお勧めしたいポイントは下記の２つです。
①持ち込みであれば1kgあたり25円の機密文書処理費用のみ
事務所に機密書類処分用の段ボールを準備しておいて、３つほど溜まってきたら梱包してリバースプラザに持ち込むだけです。車に乗ったままドライブスルーのように重量測定を受けて、車のまま工場に入って段ボールを下ろしてもらいます。その後、最初と同じように車のまま重量測定を受けます。
これで持ち込んだ段ボールの重量を測定してくれるので、段ボールを下ろした後にすぐに受付に行って料金を支払うだけの簡単さです。いつも５００～８００円ぐらいで段ボール3箱ぐらいを処分できています。シュレッダーで処分する電気代やゴミ袋代、作業時間を考えると、リバースプラザを使った方が絶対に経済的ですよね！
②すぐに機密書類リサイクル証明書を発行してくれる
料金を支払うときに領収書はもちろんですが、【機密書類リサイクル証明書】も同時に発行してくれます。機密書類を処分してくれるだけで助かるのに、古紙としてリサイクルもしてくれるので、環境に貢献したなって気持ちになります。この証明書をホームページやFacebook等で掲載すれば、環境や地球にも配慮しているＮＰＯ法人だとアピールすることもできます。
上記のＵＲＬをクリックすると実際にポケットサポートが新着情報として、機密書類リサイクル証明書をホームページに掲載しているページをご覧いただけます。利用者やボランティアにとっても、きちんとしている団体として、安心を提供することができるのでおすすめです。
まとめ
今回は年末年始や年度替わりなど、団体内で大量に発生する個人情報が記載されている可能性がある書類をどのように処理するかについてご紹介しました。ポケットサポートが活動をする岡山市近郊中心のサービス紹介になってしまいますが、ぜひお近くの地域にも同じようなサービスをやっている企業がないかチェックしてみてください。
利用者や支援者の方に安心を提供するだけでなく、地球環境へも配慮することで、地域に必要なＮＰＯ活動としてしっかりと根付かせていきましょう。機密書類の処分で悩まれていた団体の担当者の方に参考にして頂ければ幸いです。
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